7 modi per trasformare i grandi eventi in grandi incassi

Dall’analisi della domanda all’aggiustamento delle tariffe: eccome come il tuo hotel può ottenere il massimo ricavo dagli eventi.

A Woodstock ’99 parteciparono 400.000 persone.
Con quell’affluenza, non poteva che essere un successo, giusto? Invece fu un disastro, per colpa di malagestione e parecchie speculazioni. Ci hanno addirittura fatto una serie su Netflix!

Questo per dirti che, quando nella tua città arriva un mega evento (e quindi un mega numero di persone), non per forza sarà un grande successo anche per la tua struttura.

Può essere che tu non stia intercettando tutti i potenziali ospiti che l’evento porta o, se ne stai intercettando parecchi, che non stia ottimizzando il Revenue per ognuno di essi.

Perciò, se non vuoi che Netflix faccia una serie sulla tua struttura intitolata “L’hotel che non seppe sfruttare il grande evento”, c’è una serie di strategie che devi per forza seguire.

Ecco quali.

1. Tieni d’occhio il palinsesto

L’organizzazione di un evento comincia praticamente un anno prima. E quella dell’accoglienza dovrebbe fare lo stesso.

Innanzitutto, informati sempre sul programma di eventi che la tua città propone, per sapere subito cosa ti aspetta.
Se la tua location ospita eventi storici (es: il Firenze Rock), studia i numeri degli anni passati per sapere come muoverti. La nostra Business Intelligence può aiutarti a carpire ogni informazione utile dalle edizioni precedenti.

2. Adatta l’offerta all’evento

Rock, sport o business meeting? Ogni pubblico ha le sue esigenze. Per un festival di tre giorni punta su check-in il giorno prima e soggiorni da 2-3 notti. Per un convegno, sfrutta pacchetti “long stay” con colazione in omaggio. Pensa anche a tutti i servizi ancillari che possono rendere più semplice la vita agli avventori dell’evento.

Se saprai trovare le giuste combinazioni, questo non solo ti aiuterà ad ottenere più ospiti, ma anche a massimizzare i ricavi.

3. Prezzi che cambiano al volo

Se disponi di un software di Revenue Management, il dynamic pricing è il tuo migliore amico: nel contesto di un evento puoi impostare un range tariffario — ad esempio da €120 a €220 — all’interno del quale il sistema opera in autonomia.

Attraverso l’analisi di dati storici, trend di mercato, eventi locali, tassi di occupazione, stagionalità e comportamenti dei clienti, l’algoritmo calibra automaticamente la tariffa più adeguata a massimizzare il tasso di occupazione e il ricavo per camera disponibile (RevPAR). L’obiettivo è ottimizzare le tariffe per rispondere dinamicamente a fluttuazioni di domanda e pressione di mercato, senza che tu debba intervenire manualmente.

Tu ti concentri sul sorriso e la soddisfazione degli ospiti, il sistema si occupa delle tariffe.

E se non hai un software di questo tipo, o quello che hai non è abbastanza efficiente? Allora ti consigliamo Lybra!

4. Adotta una strategia di advertising ad hoc

Se fai annunci su Google (se non li fai, non sappiamo neanche perché sei qui e ci dispiace per te), devi per forza considerare una campagna dedicata alle ricerche relative ad un evento.

Riprendendo l’esempio del Firenze Rock, da quando escono i biglietti dell’evento, ricerche come “dove dormire per Firenze Rock” subiscono un’impennata. Ed è proprio su quel tipo di ricerche che devi focalizzarti.

Per configurare correttamente una campagna di questo tipo è importante capire:

• Il set di parole chiave correlate all’evento (o alla città)
• Il periodo in cui esse cominciano ad avere volumi di ricerca importanti

Se vuoi spingerti ancora oltre (e se hai il budget), potresti provare con l’advertising sui social media, targettizzando il pubblico che interessi inerenti all’evento e veicolando offerte su misura.

5. Fai cominciare l’evento già al check-in

Accogli i tuoi ospiti con un welcome drink a tema evento e piccoli omaggi (un gadget della squadra, un kit da festival-lover…) per farli entrare subito nel mood.

Se poi vuoi spingerti oltre e offrire un servizio del quale si ricorderanno sicuramente (e per i quale potrebbero essere disposti a pagare un po’ di più), metti a disposizione tutte le informazioni e gli strumenti utili per aiutare le persone a godersi al meglio l’evento.

6. Lavora sulla fidelizzazione

Come abbiamo detto, parecchi eventi sono occasioni ricorrenti, che si ripetono ogni anno. Quindi, oltre ad impegnarti a trovare nuovi clienti, è anche il caso di lavorare per coinvolgere nuovamente quelli che già hanno soggiornato presso la tua struttura.

Innanzitutto, assicurati di aver bene segmentato il tuo database. 5stelle* ti permette di etichettare i tuoi ospiti sulla base dei loro interessi, compresi gli eventi.
Con un segmento ben popolato, potrai passare alla seconda fase, ossia quella di comunicazione.

Avendo i contatti degli ospiti, puoi intercettarli tramite canali diretti, come la mail, proponendo loro offerte e scontistiche speciali. Potresti addirittura pensare di creare un programma fedeltà dedicato all’evento.

La giusta offerta, fidelizzare i vecchi ospiti può avere un costo molto minore rispetto all’acquisirne di nuovi. E così il tuo Revenue ringrazia!

7. Occhio ai competitor

Avere prezzi molto competitivi può farti trovare nuovi clienti, ma svendere le tue camere in un periodo di grande domanda può avere un effetto boomerang sui tuoi ricavi.

Per questo è importante analizza sempre il mercato, anche sulla base del tuo tasso d’occupazione per il periodo dell’evento. Anche in questo caso, puoi affidarti al software che ti abbiamo suggerito prima.

Con il supporto di questo sistema, hai la possibilità d’integrare algoritmi di raccolta dati in tempo reale, analizzare i prezzi dei concorrenti diretti, il tasso di occupazione stimato e le promozioni attive sul mercato. Così potrai trovare in maniera automatica ed efficace le tariffe che ti permettono di essere competitivo, ma senza danneggiare il Revenue.

Per concludere

I grandi eventi sono occasioni molto attese non solo da chi li frequenta, ma da tutto il settore dell’hospitality.

Per farti trovare pronto, devi:

• Agire tempestivamente
• Preparare strategie su misura per questo segmento
• Lavorare sugli ospiti storici e ricorrenti
• Offrire servizi ed offerte legati all’evento
• Muoverti attentamente sul piano tariffario, per essere appetibile, ma senza svenderti